Seit nun schon 1,5 Monaten lebe und arbeite ich in Portugal remote. In dieser Zeit haben wir im Team viel ausprobiert und an unserer Kommunikation gearbeitet. Hierbei konnten wir auch einige Erfahrungen zum Thema interne und externe Kommunikation sammeln.
Ein kurzer Reminder: Interne Kommunikation bezieht sich auf alle Absprachen und Interaktionen innerhalb des Teams. Hier sind beispielsweise zeitliche Absprachen, aber auch inhaltliche Übergaben und Inputs relevant. Externe Kommunikation hingegen beschreibt alle Kommunikationsprozesse, die – in meinem Fall remote – zwischen unserer Kommunikationsagentur und dem/r Kund*In stattfinden.
Interne und externe Kommunikation sind Themen, die besonders wichtig im Arbeitsalltag sind und auf jeden Fall ausreichend thematisiert und bearbeitet werden sollten. In meinem Fall kommt hierbei noch eine Besonderheit dazu: die gesamte Kommunikation findet remote statt.
Ich möchte Euch im Folgenden 2 Dinge vorstellen, die aus unserer Erfahrung heraus – auch remote – bisher sehr gut geklappt haben und 2 weitere Dinge, die noch Entwicklungspotenzial bergen.
Daily Goals – interne Kommunikation
Bisher hat es sehr gut funktioniert, die vorher festgelegten Tagesziele umzusetzen. Planung spielt in der remote Arbeit eine sehr große Rolle und wir sind sehr happy, dass wir es schaffen, die anfallenden Aufgaben realistisch und effizient planen und erledigen können. Die Kommunikation der Ziele erfolgt meist telefonisch. Um alles gut festzuhalten, damit keiner das Besprochene vergisst, halten wir den Plan in einem geteilten Dokument fest. Hier werden Deadlines und Inhalte dokumentiert und laufend aktualisiert.
Quick Reactions – externe Kommunikation
In der Social Media Arbeit ist es wichtig, (so gut wie) immer für die Kunden erreichbar und ansprechbar zu sein. Hier legt mir die remote Arbeit glücklicherweise keine Steine in den Weg. WhatsApp, Teams Video Call & Co funktionieren glücklicherweise hier in Portugal genau so gut und zuverlässig wie Zuhause. So bietet sich mir die Möglichkeit, schnell und zeitgerecht auf die Belange der Kund*Innen zu reagieren, Fragen zu beantworten oder spontane Änderungen oder Ergänzungen in unserer Kommunikationsstrategie umzusetzen.
Are you up to date? – interne Kommunikation
Machen wir uns nichts vor – alles kann man nicht mitbekommen, wenn man über 2500 Kilometer entfernt vom Büro seine Arbeit erledigt. Spontane Absprachen im Büro oder der umfassende Überblick über den Arbeitsstand der Kolleg*Innen bleibt leider ein wenig auf der Strecke. Was also tun? Möglichkeiten, diese Situation zu verbessern sind unter Anderem “Virtual Coffee Breaks” oder wöchentlich fixierte Übergabemeetings, die dafür sorgen, dass wieder jeder Up To Date ist. 🙂
Do I know you? – externe Kommunikation
Bei der remote Arbeit ist es unter Umständen möglich, dass man nicht die Möglichkeit hat, alle Kund*Innen auch wirklich persönlich im “Real Life” kennenzulernen. Persönliche Beziehungen spielen jedoch vor allem in der Presse- und Kommunikationsarbeit eine tragende Rolle. Auch ich kenne einige Kund*Innen nur digital. Obwohl der Austausch sehr gut funktioniert, wäre ein persönliches Kennenlernen bestimmt sinnvoll. But – we gotta work with what we have! Also: remote Arbeiten verlangt in diesem Bereich unter Umständen ein wenig mehr Einsatz. Virtual Meetings können angesetzt werden und die Möglichkeit das Gesicht der andere Person zu sehen ist nicht aus der Welt.
Zusammenfassend lässt sich nur mal wieder sagen: Communicate, communicate, communicate!
Wir sind gespannt, was wir noch alles über virtuelles Arbeiten und virtuelle Kommunikation lernen werden. Keine Sorge – ich halte Euch UpToDate! 🙂
Ich freue mich, wenn ihr in den kommenden Monaten dabei sein wollt, um meine Reise mitzuverfolgen und mehr zu den Themen Remote-Arbeit, Kommunikation, Social Media und Pressearbeit erfahren wollt. Wenn ihr konkrete Fragen zu meiner #remotearbeit habt, dann immer her damit! Schreibt uns unter empfang@life-like.at und ich versuche, alles zu berücksichtigen was euch brennend interessiert und besucht uns auch auf Instagram! Also – I’m ready to live the Lisbon Way of Life (Like) – Ihr auch? 🙂
